AGENT CHARGÉ DE L'ÉTAT-CIVIL, DU CIMETIÈRE, DES ÉLECTIONS ET DE L'AGENCE POSTALE (H/F)

Intitulé du poste : Agent chargé de l’état-civil, du cimetière des élections et de l’agence postale

Service : Administratif

Relations hiérarchiques : Avec les élus et la Directeur Général des Services

Relations fonctionnelles : Avec tous les services de la Mairie

Relations extérieures : Avec les administrés, les notaires, les pompes funèbres, la Préfecture

Moyens matériels du poste : bureau, PC, siège réglable, téléphone, logiciels (word, excel, outlook, publisher, Berger Levrault, GESCIME), armoires de classement, photocopieur/scanner centralisé

ACTIVITES PRINCIPALES

I) Gestion de l’état-civil
- Réception et enregistrement des déclarations
- Établissement des dossiers mariages et des Pacs (instruction, préparation de la cérémonie)
- Préparation des actes (reconnaissance, exceptionnellement naissance, avis de naissance des autres communes, mariage, décès, transcription décès)
- Tenue et mise à jour des registres : ouverture et clôture, inscription des actes, des avis de mention
- Publicité des actes : établissement et mise à jour des livrets de famille, délivrance de copies et d'extraits d'actes, encadrement de la consultation des registres, des recherches généalogiques, relations avec l'Insee
- traitement des demandes d’extraits ou de copies d’acte d’état civil

II) Gestion du cimetière
- Gestion des procédures administratives
- Suivi des concessions (renouvellement, reprise…)
- Suivi des transferts de tombes
- Suivi du logiciel et de ses mises à jour

III) Gestion électorale
- Tenue à jour des listes électorales : inscriptions, rectifications, radiations
- Organisation de la Commission de révision des listes électorales
- Préparation et participation aux scrutins électoraux

IV) Gestion de l’agence postale communale
- Gestion des services postaux (affranchissements, vente de timbres et prêts à poster, dépôts objets, retrait instances, procurations), délivrance et envoi de colis
- Gestion des prestations financières (limitées aux services indiqués dans la convention commune/poste)
- Gestion des relations avec la Poste
- Gestion de caisse
- Participation aux réunions d’information organisées par la Poste, sous réserves de nécessité de service

ACTIVITÉS OCCASIONNELLES

I) Assurer l’accueil de la Mairie lors des absences de l’agent d’accueil
- Accueil physique et téléphonique information sur les services communaux, les loisirs et toute chose de la vie communale
- Gestion, traitement, diffusion des courriels de l’accueil
- Enregistrement du courrier départ et arrivé
- Photocopies et affichage d’informations
- Gestion administrative de l’Aire d’accueil des gens du voyage
- Renseigner sur les formalités administratives
- Procéder au recensement militaire
- Gérer l’utilisation des équipements sportifs et culturels
- Remise de CNI et de passeport sur le dispositif de recueil
- Servir de relais entre les différentes associations et les élus
- Gérer la gestion de l’utilisation des salles, des demandes de prêt de matériel
- Réception des dossiers relatifs à l’urbanisme

II) Organiser le recensement de la population
- Participation au recrutement
- Participation aux formations
- Organisation des secteurs de collecte
- Saisie des données dans le logiciel
- Suivi administratif d’ordre général

Contraintes horaires : Travail le samedi matin (3 samedis par mois)

SAVOIRS

Expérience exigée sur poste similaire

Connaissance de l'environnement institutionnel des collectivités territoriales et du fonctionnement de la collectivité (organisation et activités des services)

Connaissances des règles communes aux formalités administratives et à la rédaction des actes d'état civil

SAVOIR-FAIRE

Maîtrise des outils informatiques, bureautiques et des techniques de secrétariat

Maîtrise de l'expression écrite et orale

Techniques d'accueil et règles de communication

Qualité rédactionnelle

SAVOIR ÊTRE

Adaptabilité aux interlocuteurs

Qualités relationnelles : sens du dialogue et qualité d'écoute

Discrétion et confidentialité

Aptitude au travail en équipe

Rigueur et organisation

Devoir de réserve et sens du service public

Capacité d'organisation et de gestion des priorités